サブデータベースの効果的活用 - クアドロさんの自己満！Blog

スマホ版NotionをWebクリップのデータ保管庫として使用しています。EvernoteでやっていたWebクリップをNotionのデータベース機能を使ってタグやカテゴリーで管理し、必要な情報を取り出して参照しています。

しかし、データベースが肥大化すると、検索に時間がかかり、使いにくくなります。これがストレスとなり、使用するのが嫌になることもあります。

この問題を解決する方法として、サブデータベースを活用する方法があります。

サブデータベースに必要な情報のみを表示させ、全てのデータはメインのデータベースにリンクさせます。これにより、処理が軽く迅速になり、必要な情報をすぐに参照できるようになります。

スマホで、やっと最近できるようになったので、この方法を共有したいと思います。

リンクドデータベースを構築すると、大容量の中央データベースから直接データーを探し出すのに時間を効率的に使えますます。

3. 作成するブロックの選択リストが表示されます。
4. 下へスクロールすると、Mediaカテゴリーの直前に赤枠で囲んだところに Create linked database（リンクドビュー）という項目が見つかります。
5. これを選んでください。

1. 中央データベースを作成：まず、全ての記事やタスクを集約する中央データベースを作成し、必要なプロパティ（例えば、カテゴリ、タグ、ステータスなど）を設定します。
2. サブデータベースの作成：次に、ジャンルやカテゴリごとにサブデータベースを作成します。これらは実際にはリンクされたビューで、中央データベースから特定のカテゴリにフィルタリングされたデータを表示するものです。
3. リンクの設定：中央データベース内の各エントリーに対して、サブデータベースに表示される条件（例えば、タグが「モバイル」なら、タグにモバイルを設定するとサブデータベースにモバイル関係の記事が表示）を設定します

日常的な管理：日々の作業では、サブデータベースを使って特定ジャンルの記事を管理し、全体の管理や横断的な検索が必要なときには中央データベースを使います。

項目8番の画像で、モバイルのサブデータベースとしています。運用方法として、ある程度の数の個別のサブデータベースで管理する方法で運用しています（内容固定のカテゴリーとタグで専用のデータベースとして運用）
あまりに多くのサブデータベースを作成すると運用が手間になるおそれがあります。

一つの大型データベースと一つのサブデータベースで運用する方法：サブデータベースのカテゴリーとタグを都度指定し直してデータ抽出する方法。管理が簡単。

例えば、中央データベースで統合しつつ、サブデータベースでジャンル別に管理する：

中央データベース： すべての後で読む記事を一元管理するデータベースを作成し、必要に応じてフィルタリングやタグ付けを行う。
サブデータベース：中央データベースからリンクしたサブデータベースを作成。例えば、モバイル活用記事用、キャッシュレス活用方法記事用、ガジェットレビュー記事用などのサブデータベースを作り、それぞれで詳細な管理を行う。
リンクデータベース：サブデータベースは、中央データベースとリンクさせ、サブデータベースで管理する情報も中央データベースからアクセス可能にする。

中央データベース単体の記事が増えると、データベースのパフォーマンスが低下する可能性がある。大量のデータが集まると、中央データベース単独での検索に必要な情報を見つけるのに時間がかかることもある。
単体のサブデータベースを増やしすぎると異なるジャンルのデータを一度に管理するのが難しく、横断的な検索が不便。
複数のデータベースを管理する手間が増え、統合されたビューを作るのが複雑になる。

例えば、以下のようなツールでサブデータベースを活用することが可能です：

Airtable： データベース管理が得意なツールで、リンクされたテーブルを使って情報を整理できます。
Trello：カードやリストを使ってプロジェクト管理を行う際に、リンクカードを使って関連情報をまとめることができます。
Microsoft Excel/Google Sheets： スプレッドシート内で複数のシートをリンクさせて、必要な情報をサブシートに表示させることができます。

これらのツールでも、メインデータベースとサブデータベースをリンクさせることで、効率的に情報を管理し、必要な情報を迅速に取り出すことができます。どのツールが最適かは、具体的なニーズや使用環境によりますので、試してみてください。